Anwendungsfall der Woche: Wie ein Stahlhändler die Auftragserfassung an einen Agenten übergibt

Jede Woche greifen wir uns aus unserem KI-Radar einen echten Anwendungsfall heraus und ordnen ein, was daran für den Mittelstand übertragbar ist. Diese Woche: ein Stahl- und Werkstoffhändler, der seine Auftragserfassung an einen Agenten übergeben hat.

tk accelis ist im Massengeschäft unterwegs, mit Hunderttausenden kleiner Bestellungen. Die treffen nicht sauber tabellarisch ein, sondern per Fax, E-Mail, PDF oder als reiner Text, in dem sich ein Kunde auf eine alte Bestellung bezieht oder frei beschreibt, was er braucht. Bis diese Bestellungen im ERP standen, wurde Zeile für Zeile von Hand nacherfasst. In einem Geschäft mit dieser Menge skaliert das nicht.

Die Lösung heißt intern „Smart Order" und überträgt eingehende Bestellungen automatisch ins ERP-System. Die entscheidende Kennzahl ist die Dunkelquote, also der Anteil an Belegen, den kein Mensch mehr prüfen muss. Bei strukturierten Belegen erreicht das Unternehmen laut Jörn Ossowski, Head of IT der OU Materials Europe bei tk accelis, über 70 Prozent Automatisierung. Der Mensch bleibt dabei zunächst als Verifier im Prozess, statt aus ihm zu verschwinden. Ossowski beschreibt das im Podcast „smart ORDER" als bewussten Weg, Schritt für Schritt in Richtung Vollautomatisierung, ohne die Kontrolle abzugeben.

Auftragserfassung und Belegverarbeitung sind Mittelstands-Alltag, quer durch Branchen. Überall, wo Bestellungen, Rechnungen oder Anträge in vielen Formaten hereinkommen und von Hand ins System übertragen werden, steckt derselbe Hebel.

Die Leitfrage, ob sich ein Agent lohnt, lautet: Wie viel Urteil steckt in der Aufgabe? Eine Bestellung, die immer im selben Tabellenformat kommt, ist regelbasiert, dafür genügt klassische Automatisierung. Sobald aber Fax, PDF und Freitext in wechselnden Formaten zusammenkommen und der Ablauf verstehen muss, was gemeint ist, wird aus Regelarbeit Urteilsarbeit. Genau das ist das Terrain, auf dem ein Agent trägt.

Der Fall erfüllt auch die drei Signale, an denen sich ein tragfähiger Anwendungsfall erkennen lässt: Die Daten liegen digital vor, es gibt einen klaren Auslöser (die eingehende Bestellung) und ein klares Ergebnis (der Datensatz im ERP), und die Qualität ist messbar, weil sich die Dunkelquote als Zahl verfolgen lässt. Dass der Mensch als Verifier im Prozess bleibt, ist kein Umweg, sondern der Freigabe-Punkt, an dem Verantwortung bei den Menschen bleibt.

Die über 70 Prozent gelten für strukturierte Belege. Für unstrukturierte Freitextbestellungen liegt die Automatisierung im selben Haus bislang bei über 20 Prozent, angesichts der Variantenvielfalt bereits ein Fortschritt, aber eben kein Selbstläufer. Der Rest bleibt Handarbeit, und das ist ehrlich so zu benennen.

Zwei Dinge kommen hinzu. Erstens sind das Zahlen aus einem Betrieb mit sehr hohem Volumen. Wo nur wenige Belege im Jahr anfallen, trägt der Aufwand für einen Agenten nicht unbedingt. Zweitens ist die Dunkelquote kein Wert vom ersten Tag, sondern wächst mit dem Betrieb. Wer sofortige Vollautomatisierung erwartet, misst am falschen Maßstab.

Wenn bei euch Bestellungen, Belege oder Anträge in vielen Formaten hereinkommen und heute von Hand erfasst werden, ist das ein guter Kandidat für einen ersten Agenten. In einer kostenlosen Potenzialanalyse schauen wir gemeinsam auf euren konkreten Prozess und sagen ehrlich, ob sich der Aufwand trägt. Zur Potenzialanalyse

Grundlage: ein von uns kuratierter Eintrag aus dem KI-Radar. Aussagen zu tk accelis nach Jörn Ossowski im Podcast „#80 smart ORDER" (Quelle oben). Kein bezahlter Beitrag, keine Zusammenarbeit mit den genannten Unternehmen.