Agentic Use Cases für die Wissensarbeit: wofür sich ein KI-Agent lohnt

Die Leitfrage sortiert die meisten Fälle, bevor ihr investiert. Jede Aufgabe fällt in eine von drei Zonen:

Regelbasiert

Eindeutige Regeln, eine richtige Antwort: der Monatsreport aus immer derselben Tabelle, Daten von einem System ins nächste. Eine feste Regel in eurer Software erledigt das günstiger und stabiler. Dafür braucht ihr keinen Agenten.

Urteilsbasiert

Die Antwort steht nicht an einer Stelle. Jemand muss Quellen vergleichen, abwägen und mit Neuem umgehen: Anfragen, deren Antwort in drei Ablagen steckt, oder ein Stapel Dokumente, aus dem das Wichtige heraus muss. Hier lohnt ein Agent.

Bleibt bei Menschen

Einmalig, kreativ, ohne digitale Spur, oder „gut" ist reine Geschmackssache: strategische Einzelentscheidungen, ein Gespräch mit Fingerspitzengefühl. Und das ist gut so.

Die meiste Verwechslung passiert zwischen den ersten beiden. Ein Agent für eine feste Regel ist wie eine Fachkraft, die ihr nur zum Stempeln einstellt: Sie macht es gut, aber ihr bezahlt für ein Urteil, das niemand abruft.

Er kommt jede Woche wieder, liegt digital vor, und jemand sieht auf einen Blick, ob das Ergebnis stimmt. Fälle scheitern selten am Modell, meist an fehlender Struktur. Drei Prüfsteine klärt ihr ohne IT-Abteilung:

Die Daten sind erreichbar

Mails, PDFs, Tabellen, CRM. Aufgeräumt muss nichts sein, erreichbar schon. Was nur im Kopf einer Kollegin liegt, kann kein Agent lesen.

Anfang und Ende sind klar

Etwas stößt den Vorgang an: eine Mail, ein Dokument, ein neuer Auftrag. Am Ende steht etwas Greifbares: eine Antwort, eine Liste, ein Bericht.

Richtig ist prüfbar

Es gibt Kriterien oder eine Checkliste, an der ihr ein gutes Ergebnis erkennt. Ohne sie merkt niemand, wenn der Agent danebenliegt.

Ein Fall genügt für den Anfang: der, bei dem alle drei am klarsten erfüllt sind. Fehlt einer, nehmt lieber einen anderen Fall, statt diesen passend zu reden.

Anfragen-Triage hat den niedrigsten Aufwand und ist deshalb oft der erste Fall. Eure Leute arbeiten in denselben Programmen wie heute, nur liegt die Routine schon vorbereitet da. Der Agent geht dafür vier Schritte:

1. 1Er liest eingehende Anfragen aus euren Kanälen: Postfach, Ticket-System, Slack oder Teams.
2. 2Er sucht den passenden gelösten Fall und euer Wissen dazu, nach Sinn statt nach Stichwort.
3. 3Für klare Fälle entwirft er eine Antwort zur Freigabe.
4. 4Komplexe Fälle leitet er mit Kontext an die richtige Person weiter.

Vorher liegt die Frage nach der Lieferzeit neben der Reklamation eures größten Kunden, und beide warten gleich lang. Nachher ist die Lieferzeit mit einem Klick beantwortet, und die Reklamation liegt schon bei der richtigen Person, samt Vorgeschichte.

Gesendet wird erst nach eurer Freigabe. Den Betrieb übernehmen wir: Klemmt etwas, merken wir es vor euch, und ihr müsst dafür niemanden abstellen. Verarbeitet wird in der EU, auf Servern in Deutschland.

Beleg- und Dokumentenprüfung

Liest Rechnungen, Lieferscheine oder Anträge, ob PDF oder Scan, prüft sie gegen eure Regeln und Stammdaten und bereitet die Übergabe vor. Was nicht passt, landet bei einem Menschen.

Vertriebsrecherche

Sucht Firmen in eurem Zielprofil, prüft die Kontaktwege und liefert je Firma einen belegten Gesprächsanlass ins CRM. Was er nicht findet, bleibt leer. Er rät nicht. Versand und rechtliche Prüfung der Ansprache bleiben bei euch.

Recherche-Synthese

Durchsucht die Quellen, die ihr festlegt, und fasst zusammen. Jede Aussage trägt ihre Quelle, damit ein Mensch sie prüfen und verantworten kann.

Regulatorik-Monitoring

Verfolgt die Quellen, die für euch zählen, erkennt Änderungen und markiert, was euch betrifft, mit Begründung und Quelle. Keine Rechtsberatung.

Markt- und Quellen-Beobachtung

Beobachtet Markt, Wettbewerb, Lieferanten oder wichtige Kontakte laufend und meldet, was davon eure Produkte berührt, als regelmäßiges Lagebild.

Beispiele, kein Katalog. Wir bauen den Agenten für euren Vorgang, nicht euren Vorgang um den Agenten herum.

• Ihr wollt selbst bauen und sucht nur ein Werkzeug.
• Es geht um eine einmalige Aufgabe.
• Niemand kann sagen, wie ein gutes Ergebnis aussieht.

Das sagen wir offen, bevor ihr investiert. Das Self-Assessment kann ebenfalls Nein sagen, und es begründet, warum.

Ein klar umrissener Vorgang reicht für den Anfang. Der Weg dorthin hat drei Schritte:

1. 1Self-Assessment: sechs Fragen zu einem Vorgang aus eurem Alltag, in drei Minuten. Erst passt oder passt nicht, dann die Zahlen.
2. 2Arbeitsprobe, kostenlos: Ihr beschreibt den Vorgang in ein paar Sätzen, wir bauen daraus eine Probe an eurem echten Fall und zeigen sie euch im Erstgespräch.
3. 3Aufbau und Betrieb: Der Aufbau liegt einmalig in einem niedrigen bis mittleren vierstelligen Betrag, der Betrieb startet bei 350 Euro im Monat, je nach Komplexität und Frequenz der Aufgabe, monatlich kündbar. Jeder weitere Agent wird in der Regel deutlich günstiger, weil die Anbindung dann schon steht.

Für das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung bauen wir Agenten für die personalisierte Immuntherapie. Strenger als dort wird Datenschutz nicht.